WróćCyfrowe fakturowanie jest jednym z najbardziej podstawowych rozwiązań z obszaru finansów i księgowości, usprawniających funkcjonowanie przedsiębiorstw niezależnie od ich wielkości. Okazuje się, że nie każdy potrafi w pełni korzystać z możliwości, jakie daje e-faktura. Firma Sage, partner Festiwalu Cyfryzacji pokazuje jak skutecznie wprowadzić firmowe finanse w cyfrowy świat.
E-faktura to elektroniczny obraz dokumentu, który gwarantuje nam, że zaprezentowane w nim dane są właściwe i przez nikogo niezmienione. Czym jeszcze charakteryzuje się elektroniczna faktura oraz jakie obowiązki niesie dla przedsiębiorców – wyjaśnia Agnieszka Kozak, Wiceprezes Zarządu Zorius oraz Bogdan Zatorski, Business Consulting Expert w Sage.
Faktura jest dokumentem, najczęściej w postaci papierowej, zadrukowanej kartki. Natomiast elektroniczna faktura to coś więcej. Użytkownicy postrzegają ją często jako plik PDF. Takie postrzeganie to jeden z najpowszechniejszych błędów, jakie popełniają podatnicy. PDF nie jest e-fakturą, jest tylko obrazem dokumentu.
E-faktura natomiast składa się z dwóch części: obrazu dokumentu oraz metadanych, które gwarantują, że ten obraz prezentuje niezmienione, niepodrobione dane. Dopiero te dwa pliki składają się na całość, jaką jest faktura elektroniczna.
Metadane służą komputerom do automatycznego odczytu lub wymiany zawartych w dokumencie informacji. Komputer analizuje je, interpretuje i co najważniejsze – wykonuje kolejny krok – ewidencjonuje na kontach księgowych. Jeżeli mamy do czynienia tylko z obrazem (PDF), to ten kolejny krok dekretacji na kontach księgowych jest niezwykle trudny i czasochłonny. Trzeba używać skomplikowanej technologii, żeby ten obraz zinterpretować; nauczyć komputer co ten obraz ma oznaczać. Jest to jednak obarczone wieloma błędami oraz bardzo kosztowne.
To, co powszechnie uważane jest za e-fakturę, jest tak naprawdę obrazkiem, dokumentem, który jest jedynie przesłany za pomocą formy elektronicznej. Tak, jest to plik, ale dane z niego nawet po wyświetleniu w komputerze trzeba przepisać ręcznie do systemu informatycznego. Komputery powinny się komunikować w zrozumiałym dla siebie języku – języku metadanych. Prawdziwa faktura elektroniczna umożliwia automatyczną wymianę informacji pomiędzy urządzeniami. Dopiero wtedy uzyskujemy efekt oszczędności papieru, czasu oraz automatycznego przetwarzania danych.
Badania wykazują, że 2-5% w obrocie w Polsce to dzisiaj faktyczne faktury elektroniczne.
A przecież faktura papierowa jest dużo droższa od elektronicznej: należy ją wydrukować, a więc zużyć drukarkę, toner, użyć koperty, zakupić znaczek pocztowy. Średnio koszt takiego dokumentu papierowego to 3,30 zł. Stworzenie faktury elektronicznej jest znacznie tańsze. Jeżeli jednak odbiorca faktury elektronicznej nie posiada narzędzia do automatycznego odebrania i przetworzenia e-faktury – wówczas to na niego spadają dodatkowe koszty ręcznego wprowadzenia danych z takiego dokumentu do swojego systemu. Korzyści po stronie odbiorcy e-faktury pojawiają się dopiero wówczas, gdy zacznie użytkować odpowiednie oprogramowanie do obsług faktur elektronicznych.
Posłuchaj całego podcastu na stronie Sage – partnera Festiwalu Cyfryzacji, by dowiedzieć się więcej!
Z rozmowy dowiesz się:
- Jaka jest definicja e-Faktury?
- Z czego wynika opór przedsiębiorców w stosowaniu e-Faktur w rachunkowości?
- Jakie systemy informatyczne należy wdrożyć w firmie, aby korzystać z elektronicznych faktur?
- Jakie są korzyści wynikające ze stosowania e-Faktur w rachunkowości?
- Co warto wiedzieć nt. standardów informatycznych w elektronicznych fakturach?
- Czy e-Faktura wyeliminuje z rachunkowości tradycyjne faktury papierowe?
Kliknij tutaj by odsłuchać podcast.
Więcej informacji znajdziesz również w raporcie „Cyfrowe fakturowanie w Polsce. Praktyczny i krótki przewodnik dla MŚP” opublikowanym przez fundację Digital Poland. To dawka solidnej wiedzy na temat zagadnień dotyczących e-fakturowania oraz technologii związanych z digitalizacją finansów i księgowości.
Autor wpisu / Partner wpisu:
Sage
