WróćChoć większość z nas codzienną pracę zdalną zna dopiero od wiosny ubiegłego roku, wiele narzędzi, które umożliwiają i ułatwiają jej wykonywanie, zaczęły się rozwijać znacznie wcześniej. To z pewnością jeden z czynników, który sprawił, że przejście na home office nie tylko nie było tak bolesne dla pracodawców, ale też przyniosło pozytywne efekty.
Jak wynika z raportu: “Przyszłość pracy: od zdalnej do hybrydowej” przygotowanego przez firmę Capgemini, w trzecim kwartale 2020 roku 63 procent firm wskazało, że produktywność pracowników w czasie home office wzrosła. Jej spadek zanotowało jedynie co piąte przedsiębiorstwo.
– Choć wydajność pracowników wzrosła, to warto mieć na uwadze, że długoterminowe utrzymanie wysokiej motywacji i wydajności jest dużym wyzwaniem. Firmy szacują wzrost produktywności nawet o 17 proc. w ciągu najbliższych dwóch do trzech lat. Czy jest to możliwe? Sądzę, że tak, ale w dużym stopniu kwestia ta jest zależna od poziomu i zwinności uczenia się organizacji i jej elastyczności w stosunku do rynku. Dlatego implementowanie nowych narzędzi ma znaczenie i jest jednym z obszarów, na których nieustannie skupiamy się w Capgemini – komentuje Monika Chajdacka, dyrektor HR w Capgemini Polska.
Narzędzia do pracy zdalnej
Aplikacji, które wspomagają pracę zdalną, jest wiele, więc ich wybór jest bardzo szeroki. Warto pamiętać, że de facto chodzi o zapewnienie wsparcia w kilku kluczowych obszarach: komunikacji, zarządzania projektami, współdzielenia informacji i plików oraz śledzenia czasu pracy. W naszym zestawieniu wybraliśmy po jednej aplikacji z każdym z tych obszarów. Kierowaliśmy się ich popularnością, uniwersalnością oraz ceną – wszystkie poniższe narzędzia w wersji podstawowej (i w wielu przypadkach wystarczającej) dostępne są bezpłatnie.
Microsoft Teams
To jedno z najbardziej popularnych narzędzi do spotkań online, często wykorzystywane zarówno w firmach, jak i do edukacji zdalnej. Umożliwia m.in. wcześniejsze planowanie wydarzeń, opcję udostępnienia ekranu, dostęp do czatu, przestrzeń do wykorzystania w chmurze oraz integrację z setkami innych aplikacji. Microsoft Teams jest dostępny w formie aplikacji desktopowej, jak również w wersjach mobilnych na Androida i iOS.
Co ważne, narzędzie zostało udostępnione bezpłatnie, choć wiąże się to z pewnymi ograniczeniami. Maksymalny czas spotkania to 60 minut, choć w związku z pandemią Microsoft do odwołania wydłużył ten czas do 30 godzin. Limitowana jest również liczba uczestników – może być ich maksymalnie 100, jednak i w tym przypadku obecnie w spotkaniu może brać udział nawet 300 osób – do momentu wycofania tej możliwości. Dodatkowo aplikacja udostępnia 10GB na współdzielone pliki oraz 2GB magazynu osobistego dla każdego użytkownika.
Korzystając z płatnych planów Microsoft otrzymujemy m.in. 1TB przestrzeni na użytkownika oraz możliwość nagrywania spotkań.
Trello
Pracując w trybie projektowym – niezależnie od tego, czy jesteśmy freelancerami, czy też działamy w większym zespole, kluczową sprawą jest kontrola nad realizacją poszczególnych etapów. Jeśli chcemy śledzić cały proces w jednym miejscu, z pomocą przychodzi Trello – aplikacja do zarządzania projektami za pomocą tablic i kart. Z tego typu narzędzi wiele firm korzystało również pracując stacjonarnie. Jeśli jednak dotychczas nie mieliśmy z nimi do czynienia, w pracy zdalnej są one absolutnym “must have”, jeśli chcemy w prosty sposób zachować kontrolę nad projektami.
Z Trello możemy korzystać z poziomu przeglądarki – nie jest wymagana (choć taka możliwość istnieje) instalacja aplikacji. Dostępne są również aplikacje na Androida i iOS.
W wersji bezpłatnej Trello oferuje nieograniczoną liczbę kart, członków, możliwość dodawania plików o wielkości do 10MB. Największym ograniczeniem jest limit liczby tablic, co sprawia, że w przypadku większych projektów będziemy musieli zdecydować się na wersję płatną. Mamy do wyboru 3 pakiety – Standard, Premium i Enterprise, które różnią się między sobą dostępnymi funkcjonalnościami oraz oczywiście ceną (plan Standard rozpoczyna się od 5 USD miesięcznie na użytkownika, Premium od 10 USD, Enterprise – od 17,50 USD (stan na wrzesień 2021). Bez przeszkód możemy jednak rozpocząć korzystanie z wersji bezpłatnej by przekonać się, czy rzeczywiście potrzebujemy bardziej rozbudowanego rozwiązania. Jeśli tak, w przypadku wersji Premium możemy skorzystać z darmowego okresu próbnego.
Dokumenty i Arkusze Google, Dysk oraz Google Keep
Google oferuje szeroką gamę narzędzi, które znacznie ułatwiają codzienną pracę – również tę wykonywaną zdalnie. Dokumenty Google pozwalają nam na używanie zaawansowanego edytora tekstów, arkusze – dają dostęp do edytora arkuszy kalkulacyjnych. Pliki tworzone za ich pomocą są zapisywane i przechowywane w chmurze. Dzięki temu możemy bez problemu udzielać do nich dostępu innym użytkownikom. Co więcej, zarówno Dokumenty, jak i Arkusze, pozwalają na jednoczesną edycję pliku przez kilka osób – wszystkie zmiany są w nich widoczne w trakcie ich nanoszenia oraz zapisywane w rejestrze zmian (tak, by było wiadomo, kto dokonał edycji). Co ważne, do Dokumentów i Arkuszy Google możemy bez problemu zaimportować dokumenty utworzone w aplikacjach Microsoft Word i Excel. Możliwy jest również zapis tworzonych plików na dysku w formatach .xlsx oraz .docx.
Dysk Google to nic innego jak przestrzeń w chmurze – to w niej zapisywane są pliki utworzone za pomocą dokumentów czy arkuszy. Możemy oczywiście przesyłać i udostępniać za jego pomocą inne pliki. W wersji bezpłatnej pojemność naszego dysku to 15 GB. Należy jednak pamiętać, że jest ona dzielona na wszystkie usługi – w tym skrzynkę pocztową Gmail oraz Zdjęcia).
Google Keep to niewielkie, ale bardzo przydatne narzędzie. Jest niejako odpowiednikiem samoprzylepnych karteczek – daje możliwość tworzenia notatek, które możemy zachować tylko dla siebie, lub podobnie, jak w przypadku Dokumentów czy Arkuszy, udostępnić je innym użytkownikom. Dzięki temu wszystkie nasze zapiski mogą znaleźć się w jednym miejscu, a my zachowamy porządek na biurku.
Narzędzia Google’a (nie tylko te opisane w tym artykule) są w dużej mierze dostępne bezpłatnie. Istnieje oczywiście również model płatny – w ramach usługi Google Workspace. Dzięki niemu użytkownicy w firmie otrzymują więcej miejsca w chmurze, oraz dostęp do rozszerzonych funkcji w dostępnych narzędziach. Plany płatne rozpoczynają się od 20,70 zł na użytkownika miesięcznie.
Clockify.me
To narzędzie przydatne zwłaszcza dla freelancerów oraz pracowników IT, choć przyda się wszystkim, którzy nie pracują w sztywnych godzinach. Clockify to rejestrator naszego czasu pracy. Aplikacja umożliwia tworzenie projektów oraz poszczególnych zadań – w momencie rozpoczęcia pracy klikamy po prostu “Start”. Od tej chwili system zapisuje, jak długo pracowaliśmy nad danym zadaniem. Jeśli nasza praca rozliczana jest według stawki godzinowej, możemy uwzględnić tę informację, co pozwoli precyzyjnie określić, jaką kwotę powinniśmy otrzymać. Clockify możemy używać w wersji przeglądarkowej, oraz za pomocą aplikacji desktopowej lub mobilnej.
Bezpłatna wersja jest całkiem rozbudowana – pozwala na tworzenie nieograniczonej liczby projektów z nieograniczoną liczbą współpracowników. Plany płatne, które rozszerzają znacznie listę funkcjonalności, rozpoczynają się od 3,99 USD za użytkownika miesięcznie w modelu Basic, a kończą na 11,99 USD w planie Enterprise (stan na wrzesień 2021).
